นายจ้างต้องรู้ วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างเห็นผล

เมื่อที่ทำงานมีสภาพแวดล้อมที่ดีก็ล้วนส่งผลดีต่อทุกสิ่ง สร้างรอยยิ้ม และสามารถผลิตผลงานออกมาได้อย่างมีคุณภาพ การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไม่ใช่เฉพาะแค่เรื่องสีผนังของออฟฟิศเท่านั้น แต่วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่นายจ้างต้องทราบมีอะไรบ้างนั้น ต้องตามไปดูกันได้เลยว่ามีรายละเอียดอะไรที่น่าสนใจบ้าง

ปัจจัยที่มีผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

มาดูกันก่อนว่า มีปัจจัยอะไรบ้างที่ส่งผลกระทบต่อการทำงานของพนักงาน ทั้งปัจจัยภายในและภายนอก 

• สภาพแวดล้อมในการทำงาน บรรยากาศ แสงสว่าง อุณหภูมิ และสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ในที่ทำงานส่งผลโดยตรงต่อความรู้สึกและประสิทธิภาพการทำงาน
• ความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานและหัวหน้างาน การมีความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม
• ค่าตอบแทนและสวัสดิการ ผลตอบแทนที่เหมาะสมและเป็นธรรมช่วยสร้างแรงจูงใจในการทำงาน รวมถึงสวัสดิการต่างๆ ที่ตอบสนองความต้องการของพนักงาน
• โอกาสในการเติบโตและพัฒนาตนเอง การได้รับโอกาสในการเรียนรู้ พัฒนาทักษะ และความก้าวหน้าในสายอาชีพส่งผลต่อแรงจูงใจในระยะยาว
• ความชัดเจนของงานและเป้าหมาย การมีความเข้าใจในบทบาทหน้าที่และเป้าหมายที่ชัดเจนช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีทิศทาง
• ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน การมีเวลาพักผ่อนที่เพียงพอและสามารถจัดการเวลาส่วนตัวได้ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน

ปัจจัยหลักที่ควรปรับปรุงเพื่อการเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงาน

ปัจจัยหลักที่ควรได้รับการปรับปรุงเพื่อยกระดับประสิทธิภาพการทำงาน ดังนี้

• การประเมินผลงาน เกณฑ์การประเมินที่ไม่ชัดเจน ขาดความเป็นธรรม หรือไม่สะท้อนผลงานที่แท้จริง
• การสื่อสารภายในองค์กร การสื่อสารที่ไม่ทั่วถึง ขาดความชัดเจน หรือมีช่องทางการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ
• ทรัพยากรและเครื่องมือในการทำงาน อุปกรณ์ เครื่องมือ หรือระบบงานที่ล้าสมัย ไม่เพียงพอ หรือไม่เหมาะสมกับลักษณะงาน
• สภาพแวดล้อมทางกายภาพในที่ทำงาน พื้นที่ทำงานที่คับแคบ การจัดวางโต๊ะทำงานที่ไม่เหมาะสม แสงสว่างไม่เพียงพอ เสียงรบกวน หรือระบบถ่ายเทอากาศที่ไม่ดี
• ระบบการให้รางวัลและการยอมรับ การขาดการยอมรับผลงาน ระบบการให้รางวัลที่ไม่จูงใจ หรือไม่สอดคล้องกับความทุ่มเทของพนักงาน

10 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

จากปัจจัยต่าง ๆ ที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และประเด็นที่ควรได้รับการปรับปรุงดังที่กล่าวมาข้างต้น สามารถสรุปออกมาเป็น 10 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่องค์กรนำไปปรับใช้ได้ ดังต่อไปนี้

1. ออกแบบพื้นที่ทำงานให้ทันสมัย

การออกแบบพื้นที่เพื่อตอบโจทย์ความทันสมัยก็เป็นสิ่งที่มีความสำคัญมากๆ ช่วยทำให้พนักงานรู้สึกผ่อนคลายมากยิ่งขึ้น ยิ่งมีการจัดมุมพักผ่อนหรือจัดโซน Co-Working Space เปรียบดังที่ทำงานเสมือนร้านกาแฟ รวมถึงมีการเปิดเพลงคลอเบาๆ เพียงเท่านี้ก็เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ที่โอบล้อมไปด้วยบรรยากาศที่ดีช่วยให้พนักงานไม่ตึงเครียดจนเกินไป คิดงานได้อย่างลื่นไหล ประสิทธิภาพของงานก็เพิ่มขึ้นไปด้วย

นอกจากนี้ การจัดพื้นที่ทำงานแบบเปิดโล่งยังช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกัน การแลกเปลี่ยนความคิดเห็น และการสื่อสารระหว่างทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. โต๊ะและเก้าอี้ทำงานตามหลักสรีรศาสตร์

พนักงานออฟฟิศส่วนใหญ่มักจะพบเจอกับปัญหาโรคออฟฟิศซินโดรม เกิดเนื่องมาจากการทำงานในอิริยาบถแบบเดิมซ้ำๆ ติดต่อกันเป็นระยะเวลานานๆ ดังนั้น วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้แก่พนักงาน ก็ควรมีการจัดโต๊ะทำงานและเก้าอี้ทำงานตามหลักสรีรศาสตร์ โดยเลือกเก้าอี้ที่มีพนักพิงรับแผ่นหลังได้ดี ปรับระดับความสูงได้ รองรับท่านั่งที่ถูกต้อง และโต๊ะที่มีความสูงเหมาะสมกับการวางแขนและจอคอมพิวเตอร์ จะช่วยป้องกันอาการปวดเมื่อย สามารถทำงานได้อย่างผ่อนคลาย นั่งได้นานยิ่งขึ้น ขจัดปัญหาออฟฟิศซินโดรมได้เป็นอย่างดี

3. ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีให้มากที่สุด

ในยุคดิจิทัล การนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในการทำงานถือเป็นวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการใช้ซอฟต์แวร์จัดการงาน แอปพลิเคชันสื่อสารภายในองค์กร หรือระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ล้วนช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ประหยัดเวลา และเพิ่มความแม่นยำในการทำงาน นอกจากนี้ การใช้ระบบอัตโนมัติที่ช่วยลดงานประจำ (Routine Tasks) ยังช่วยให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์และการตัดสินใจมากขึ้น

4. ส่งเสริมให้พนักงานได้รับทักษะใหม่ ๆ

การพัฒนาทักษะของพนักงานอย่างต่อเนื่องไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์ต่อตัวพนักงานเอง แต่ยังส่งผลดีต่อองค์กรในระยะยาว การส่งเสริมการเรียนรู้ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการฝึกอบรม การสัมมนา หรือการเรียนออนไลน์ ช่วยเพิ่มพูนความรู้และทักษะที่จำเป็นในการทำงาน เปิดมุมมองใหม่ ๆ และสร้างแรงบันดาลใจในการพัฒนางาน 

เมื่อพนักงานมีทักษะที่หลากหลายและทันสมัย ย่อมส่งผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างสร้างสรรค์ และนำความรู้ใหม่ ๆ มาประยุกต์ใช้ในการพัฒนาองค์กร ทำให้องค์กรมี Productivity มากขึ้น

5. ให้ความสำคัญกับสุขภาพของพนักงาน

องค์กรควรให้ความสำคัญกับการดูแลสุขภาพของพนักงานอย่างครอบคลุม ทั้งด้านร่างกายและจิตใจ นอกเหนือจากการจัดให้มีการตรวจสุขภาพประจำปีแล้ว ควรส่งเสริมให้มีกิจกรรมออกกำลังกาย จัดหาอุปกรณ์สำนักงานที่เป็นมิตรต่อสุขภาพ เช่น เก้าอี้สำนักงาน ที่ตอบโจทย์ต่อสุขภาพ โต๊ะทำงานแบบปรับระดับได้ และจัดสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการมีสุขภาพที่ดี เช่น แสงสว่างที่เพียงพอ การถ่ายเทอากาศที่ดี รวมถึงการจัดกิจกรรมส่งเสริมสุขภาพจิต เช่น การทำสมาธิ หรือการให้คำปรึกษาด้านจิตวิทยา

6. ชั่วโมงการทำงานที่ยืดหยุ่น

การจัดระบบเวลาทำงานแบบยืดหยุ่นเป็นทั้งวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทํางานและเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน การให้อิสระในการเลือกช่วงเวลาทำงานที่เหมาะสมกับไลฟ์สไตล์ของแต่ละคน ช่วยให้พนักงานสามารถจัดสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและการทำงานได้ดีขึ้น เช่น การกำหนดช่วงเวลาทำงานหลัก (Core Hours) ที่ทุกคนต้องอยู่พร้อมกัน และให้ความยืดหยุ่นในการเริ่มและเลิกงาน นอกจากนี้ ควรส่งเสริมการพักระหว่างวัน เพื่อให้พนักงานได้เติมพลังและกลับมาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

7. Work From Home

เมื่อชีวิตมีอิสระก็จะช่วยเพิ่มความสุข ดีกว่าการควบคุมทุกอย่างจนกลายเป็นความเครียด แถมประสิทธิภาพการทำงานและผลลัพธ์ที่ได้ก็ลดลง ซึ่งแน่นอนว่าการ Work From Home ก็เป็นอีกวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เพราะการให้พนักงานทำงานจากที่บ้านช่วยลดความเครียดจากการเดินทาง เพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการเวลา และสร้างสมดุลชีวิตที่ดีขึ้น 

นอกจากนี้ องค์กรควรสนับสนุนการทำงานจากที่บ้านด้วยการจัดเตรียมอุปกรณ์และเทคโนโลยีที่จำเป็น พัฒนาระบบการสื่อสารและการจัดการงานออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ รวมถึงสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่เน้นผลลัพธ์มากกว่าจำนวนชั่วโมงการทำงาน

8. แก้ปัญหาการขาดแคลนบุคลากร

การขาดแคลนบุคลากรเป็นปัญหาที่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร การแก้ไขปัญหานี้ต้องดำเนินการอย่างเป็นระบบ เริ่มตั้งแต่การวางแผนอัตรากำลังที่เหมาะสม การปรับปรุงกระบวนการสรรหาและคัดเลือกให้มีประสิทธิภาพ การพัฒนาระบบการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้สามารถทำงานได้เร็วขึ้น รวมถึงการสร้างระบบพี่เลี้ยงที่ช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับองค์กรได้ดีขึ้น นอกจากนี้ ควรมีแผนรองรับการทำงานในช่วงที่มีบุคลากรไม่เพียงพอ เช่น การจัดลำดับความสำคัญของงาน หรือการใช้เทคโนโลยีทดแทนในบางกระบวนการ

9. ส่งเสริมให้พนักงานสร้างทัศนคติที่ดีในการทำงาน

องค์กรควรส่งเสริมการสร้างทัศนคติเชิงบวกผ่านการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นการเรียนรู้และการพัฒนา การสร้างบรรยากาศการทำงานที่เปิดกว้างรับฟังความคิดเห็น และการให้โอกาสพนักงานได้แสดงศักยภาพอย่างเต็มที่ การจัดกิจกรรมเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน และการยกย่องชมเชยเมื่อทำงานสำเร็จ จะช่วยสร้างความภาคภูมิใจและความผูกพันต่อองค์กร ส่งผลให้พนักงานมีแรงจูงใจในการพัฒนาผลงานอย่างต่อเนื่อง

10. พยายามสร้างแรงจูงใจให้แก่พนักงาน

การสร้างแรงจูงใจต้องคำนึงถึงความต้องการที่หลากหลายของพนักงาน ทั้งแรงจูงใจภายนอกและภายใน องค์กรควรพัฒนาระบบการให้รางวัลที่หลากหลายและเป็นธรรม ไม่เพียงแค่ผลตอบแทนทางการเงิน แต่รวมถึงโอกาสในการเติบโตในสายอาชีพ การได้รับการยอมรับ และความภาคภูมิใจในผลงาน การสร้างเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพที่ชัดเจน การมอบหมายงานที่ท้าทาย และการให้อิสระในการตัดสินใจ จะช่วยกระตุ้นให้พนักงานทุ่มเทและพัฒนาศักยภาพของตนเองอย่างต่อเนื่อง

สิ่งที่ควรทำเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

การจะนำวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานข้างต้นมาปรับใช้ จำเป็นต้องมีการวางแผนและดำเนินการอย่างเป็นระบบ เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ยั่งยืนและตรงกับความต้องการขององค์กรอย่างแท้จริง โดยมีสิ่งที่ควรดำเนินการดังนี้

1. สำรวจและรวบรวมความคิดเห็นจากพนักงาน 

มีการจัดทำแบบสำรวจความคิดเห็น การจัดประชุมกลุ่มย่อย และการวิเคราะห์ข้อมูลย้อนหลังเกี่ยวกับความพึงพอใจและอัตราการลาออก เพื่อให้เข้าใจปัญหาและความต้องการที่แท้จริงของพนักงาน เพื่อนำไปสู่การวางแผนปรับปรุงที่ตรงจุด

2. วิเคราะห์สภาพปัญหาและจัดลำดับความสำคัญ 

เมื่อได้ข้อมูลจากการสำรวจแล้ว ต่อไปคือการวิเคราะห์ผลกระทบของแต่ละปัญหาที่มีต่อประสิทธิภาพการทำงานและองค์กรโดยรวม พร้อมทั้งจัดลำดับความสำคัญของปัญหาโดยพิจารณาจากความเร่งด่วน ความรุนแรงของผลกระทบ และความเป็นไปได้ในการแก้ไข

3. ประเมินความพร้อมและทรัพยากรที่มี 

ประเมินทั้งด้านงบประมาณ บุคลากร และโครงสร้างพื้นฐาน โดยต้องคำนึงถึงข้อจำกัดต่าง ๆ และความคุ้มค่าในการลงทุน เพื่อให้แผนที่วางไว้สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงและเกิดประโยชน์สูงสุด

4. จัดทำแผนการปรับปรุงแบบขั้นบันได 

การวางแผนปรับปรุงควรแบ่งเป็นระยะ ๆ โดยเริ่มจากสิ่งที่ทำได้ง่ายและเห็นผลเร็วก่อน เพื่อสร้างแรงบันดาลใจและการยอมรับจากพนักงาน จากนั้นจึงค่อย ๆ พัฒนาไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่ซับซ้อนมากขึ้น 

5. สื่อสารและสร้างการมีส่วนร่วม 

จำเป็นต้องมีการชี้แจงแผนงาน เป้าหมาย และประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นให้พนักงานทุกระดับเข้าใจอย่างชัดเจน พร้อมทั้งเปิดโอกาสให้แสดงความคิดเห็นและมีส่วนร่วมในการดำเนินงาน เพื่อสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของและความมุ่งมั่นในการพัฒนาร่วมกัน

6. ทดลองนำร่องและประเมินผล 

ก่อนที่จะนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้ทั่วทั้งองค์กร ควรเริ่มจากการทดลองในกลุ่มเล็ก ๆ หรือแผนกนำร่องก่อน เพื่อประเมินผลลัพธ์และผลกระทบที่เกิดขึ้น รวมถึงค้นหาปัญหาและอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น แล้วนำข้อมูลที่ได้มาปรับปรุงแผนงานให้มีความเหมาะสมมากยิ่งขึ้น ก่อนที่จะขยายผลไปยังส่วนอื่นๆ ขององค์กรต่อไป

การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ส่งผลต่อธุรกิจอย่างไรบ้าง

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่กล่าวมาข้างต้น นอกจากจะส่งผลประโยชน์ต่อพนักงานแล้ว ก็ยังมีความสำคัญต่อการสำเร็จของธุรกิจอีกด้วย เพราะการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานนอกจากจะทำให้พนักงานมีความสุข รู้สึกกระปรี้กระเปร่า ทำงานร่วมกันมากขึ้น รักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กร ที่สำคัญงานก็บรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

สรุป

นอกจากการออกแบบออฟฟิศที่ดีแล้ว หากที่ทำงานมีความสุขก็ยิ่งมีชัยไปกว่าครึ่ง ดังนั้นทุกองค์กรควรใส่ใจ และสามารถนำวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานไปลองปรับใช้กันได้ เพราะการทำงานอย่างมีความสุขก็ส่งผลดีต่อความเจริญก้าวหน้าขององค์กรเช่นเดียวกัน แน่นอนว่าผลงานต่างๆ ก็จะออกมาดีอีกด้วย