รู้จัก 7 รูปแบบการจัดห้องประชุม จัดง่าย มีประสิทธิภาพ

การประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่ได้ขึ้นอยู่กับเนื้อหาการประชุมเพียงอย่างเดียว แต่รูปแบบการจัดห้องประชุมก็มีส่วนสำคัญที่จะช่วยส่งเสริมการมีส่วนร่วมและการสื่อสารระหว่างผู้เข้าร่วม บทความนี้จะแนะนำรูปแบบการจัดห้องประชุมที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์การใช้งานแต่ละประเภท

7 รูปแบบการจัดห้องประชุม

การจัดห้องประชุมให้มีประสิทธิภาพนั้นต้องคำนึงถึงหลายปัจจัย ทั้งจำนวนผู้เข้าร่วม วัตถุประสงค์การประชุม และขนาดพื้นที่ การเลือกรูปแบบที่เหมาะสมจะช่วยส่งเสริมบรรยากาศการประชุมให้ราบรื่น

1. การจัดห้องประชุม U shape (U-Shape)

การจัดห้องประชุมแบบ U shape เป็นรูปแบบที่เหมาะสำหรับการประชุมที่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมมีปฏิสัมพันธ์กันอย่างทั่วถึง โดยจัดโต๊ะเป็นรูปตัวยู มีพื้นที่ว่างตรงกลางสำหรับวิทยากรหรือผู้นำเสนอ รูปแบบนี้เอื้อต่อการสื่อสารแบบสองทาง การระดมความคิด และการนำเสนองาน ผู้เข้าร่วมสามารถมองเห็นหน้ากันได้อย่างชัดเจน และยังสามารถมองเห็นสื่อการนำเสนอได้อย่างทั่วถึง เหมาะสำหรับการประชุมที่มีผู้เข้าร่วม 15-30 คน หรือการอบรมเชิงปฏิบัติการที่ต้องการพื้นที่สำหรับทำกิจกรรม

2. การจัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์ (Theater)

รูปแบบการจัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์เป็นการจัดเก้าอี้เป็นแถวหันหน้าไปทางเดียวกัน เหมาะสำหรับการประชุมขนาดใหญ่ที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก การสัมมนา หรือการบรรยายที่ต้องการให้ผู้ฟังมีสมาธิจดจ่อกับผู้พูดหรือจอแสดงผล การจัดในรูปแบบนี้สามารถรองรับผู้เข้าร่วมได้มากที่สุด อย่างไรก็ตาม ควรจัดให้มีทางเดินระหว่างแถวที่กว้างพอสำหรับการเข้าออก และควรคำนึงถึงระยะห่างระหว่างแถวหน้ากับเวทีให้เหมาะสม

3. การจัดห้องประชุมแบบโต๊ะกลมวงเปิด (Cabaret)

การจัดห้องประชุมแบบคาบาเร่ต์เป็นการจัดโต๊ะกลมกระจายในห้อง แต่ละโต๊ะจัดที่นั่ง 4-6 ที่ โดยเว้นด้านหนึ่งไว้ให้ผู้เข้าร่วมสามารถหันไปมองเวทีหรือจอแสดงผลได้ รูปแบบนี้เหมาะสำหรับการประชุมเชิงปฏิบัติการที่มีทั้งการบรรยายและการทำงานกลุ่ม ช่วยส่งเสริมการมีส่วนร่วมและการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างสมาชิกในกลุ่มย่อย

4. การจัดห้องประชุมแบบห้องเรียน (Classroom)

การจัดห้องประชุมแบบห้องเรียนเป็นรูปแบบที่คุ้นเคยและเหมาะสำหรับการอบรมหรือการประชุมที่ผู้เข้าร่วมต้องจดบันทึกหรือใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ โดยจัดโต๊ะและเก้าอี้เป็นแถวหันหน้าไปทางเดียวกัน มีโต๊ะสำหรับวางสมุด คอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์อื่น ๆ ห้องประชุมรูปแบบนี้เหมาะกับการประชุมที่มีการนำเสนอข้อมูลเชิงลึก การฝึกอบรม หรือการสัมมนาที่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมมีพื้นที่ทำงาน แต่ยังสามารถมองเห็นการนำเสนอได้อย่างชัดเจน

5. การจัดห้องประชุมแบบเก้าอี้วงกลม (Circle)

การจัดห้องประชุมแบบวงกลมเป็นรูปแบบที่ส่งเสริมการมีส่วนร่วมสูงสุด โดยจัดเก้าอี้เป็นวงกลมโดยไม่มีโต๊ะกั้นกลาง ทำให้ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถมองเห็นและมีปฏิสัมพันธ์กันได้อย่างทั่วถึง รูปแบบนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมที่ต้องการความเป็นกันเอง การพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็น หรือการทำกิจกรรมกลุ่มที่ต้องการความร่วมมือระหว่างผู้เข้าร่วม นอกจากนี้ ยังเหมาะสำหรับการจัดกลุ่มสนทนา การให้คำปรึกษา หรือการประชุมเชิงจิตวิทยาที่ต้องการสร้างความไว้วางใจและการเปิดใจระหว่างผู้เข้าร่วม

6. การจัดห้องประชุมแบบโต๊ะกลมวงปิด (Banquet)

ห้องประชุมแบบโต๊ะกลมวงปิด เป็นการจัดโต๊ะกลมขนาดใหญ่พร้อมเก้าอี้รอบโต๊ะ สามารถรองรับผู้เข้าร่วมได้ 8-10 คนต่อโต๊ะ รูปแบบนี้ส่งเสริมการสร้างความสัมพันธ์และการทำงานเป็นทีม เหมาะสำหรับการประชุมที่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมได้พูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในกลุ่มย่อย หรือการจัดงานสัมมนาที่มีกิจกรรมระดมความคิดและการนำเสนอผลงานกลุ่ม

7. การจัดห้องประชุมแบบบอร์ดรูม (Boardroom)

การจัดห้องประชุมแบบบอร์ดรูมเป็นรูปแบบที่เหมาะสำหรับการประชุมคณะกรรมการหรือการประชุมผู้บริหาร โดยจัดโต๊ะขนาดใหญ่เป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าหรือรูปวงรี มีเก้าอี้จัดวางรอบโต๊ะ รูปแบบนี้สร้างบรรยากาศที่เป็นทางการและเหมาะสำหรับการประชุมที่ต้องการการตัดสินใจร่วมกัน การวางแผนกลยุทธ์ หรือการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมไม่เกิน 20 คน การจัดในรูปแบบนี้ควรคำนึงถึงการวางตำแหน่งของประธานที่ประชุมและอุปกรณ์นำเสนอให้เหมาะสม

สรุปบทความ

การเลือกรูปแบบการจัดห้องประชุมที่เหมาะสมมีความสำคัญต่อความสำเร็จของการประชุม แต่ละรูปแบบมีจุดเด่นและข้อจำกัดที่แตกต่างกัน การพิจารณาวัตถุประสงค์ของการประชุม จำนวนผู้เข้าร่วม และลักษณะกิจกรรมจะช่วยให้สามารถเลือกรูปแบบการจัดห้องประชุมที่ตอบโจทย์การใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ การจัดวางอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ อย่างเหมาะสมก็มีส่วนช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น

การเลือกใช้เฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่มีคุณภาพและยืดหยุ่นต่อการใช้งาน เช่น โต๊ะประชุมที่สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบได้ เก้าอี้ที่เคลื่อนย้ายสะดวก จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดห้องประชุมและสร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกัน Siam Okamura จำหน่ายเฟอร์นิเจอร์ออฟฟิศคุณภาพดีจากประเทศญี่ปุ่นครบครัน ทั้งโต๊ะปรับระดับ โต๊ะทำงาน เก้าอี้สุขภาพ เก้าอี้ผู้บริหารระดับสูง และเก้าอี้สำนักงาน ตอบโจทย์ทุกความต้องการ ช่วยสร้างบรรยากาศการทำงานและประชุมที่เป็น Happy Workplace อย่างแท้จริง